Le papier coûte plus cher qu’on ne le croit
Une facture reçue par courrier. Classée dans un dossier. Rangée dans une armoire. Retrouvée — ou pas — trois ans plus tard lors d’un contrôle. Ce scénario, des milliers de structures le vivent encore chaque jour dans le Lot-et-Garonne, la Dordogne, le Lot et le Tarn-et-Garonne.
Le coût du document papier est rarement calculé dans sa globalité. On pense au papier et à l’encre. On oublie le temps passé à classer, à rechercher, à photocopier pour archiver, à envoyer par courrier recommandé, à gérer les versions successives d’un même document. Selon les estimations du secteur, retrouver un document mal classé coûte en moyenne plusieurs dizaines de minutes de travail. Multiplié par le nombre de documents traités chaque semaine dans une mairie, un cabinet, ou une PME — le chiffre devient vite significatif.
La dématérialisation n’est pas une tendance technologique réservée aux grandes entreprises. C’est une évolution profonde de la façon dont les organisations gèrent leur information, et elle est désormais accessible à toutes les structures, quelle que soit leur taille.
Qu’est-ce que la GED, concrètement ?
La gestion électronique des documents (GED) désigne l’ensemble des processus qui permettent de numériser, classer, stocker, rechercher et partager des documents de façon dématérialisée. C’est un logiciel, mais c’est avant tout une organisation.
Une GED bien déployée permet de :
- Centraliser tous les documents d’une structure dans un espace unique et sécurisé
- Retrouver n’importe quel document en quelques secondes, par mot-clé, par date, par type ou par émetteur
- Contrôler qui accède à quoi — avec des droits paramétrables par utilisateur, par service, par type de document
- Gérer les workflows documentaires : validation d’une facture, circuit de signature, archivage automatique après un délai défini
- Assurer la conformité légale : les documents sont conservés dans des conditions qui respectent les obligations réglementaires en matière d’archivage
Pour une collectivité, cela signifie concrètement ne plus chercher une délibération de conseil municipal dans des classeurs qui remontent à 2015. Pour un cabinet médical ou une étude notariale, cela signifie accéder au bon dossier en quelques secondes depuis n’importe quel poste. Pour une PME, cela signifie que la comptabilité, les contrats et les bons de commande sont disponibles, traçables et sécurisés — même en cas de sinistre.
OpenBee : la solution GED déployée par BSI
BSI a choisi de s’appuyer sur OpenBee pour accompagner ses clients dans leur démarche de dématérialisation. OpenBee est un éditeur français de solutions GED et de gestion des processus documentaires, reconnu pour la robustesse de sa plateforme et sa capacité à s’adapter aux besoins spécifiques de chaque organisation.
Ce qui distingue OpenBee, c’est sa modularité. La solution peut être déployée de façon progressive : on commence par dématérialiser les factures fournisseurs, puis on étend aux contrats, puis aux ressources humaines. Chaque module s’intègre dans un environnement cohérent, sans remettre en cause ce qui a été mis en place.
OpenBee s’intègre également avec les principaux logiciels métier du marché — ERP, logiciels de comptabilité, outils RH — ce qui évite les doubles saisies et les ruptures dans les flux de travail. Les documents numérisés depuis un copieur multifonction Konica Minolta peuvent être envoyés directement dans la GED, indexés automatiquement, et mis à disposition des bons interlocuteurs sans intervention manuelle.
C’est ici que la complémentarité des solutions BSI prend tout son sens : l’équipement d’impression et la solution documentaire travaillent ensemble, gérés par un seul interlocuteur local.
Les cas d’usage les plus fréquents dans les structures du Sud-Ouest
Chaque type de structure a ses propres enjeux documentaires. BSI a développé une connaissance fine des besoins locaux à travers les accompagnements menés dans les quatre départements.
Pour les collectivités territoriales — mairies, communautés de communes, CCAS — les enjeux portent surtout sur l’archivage réglementaire, la gestion des délibérations et des actes administratifs, et la circulation interne des documents entre services. La dématérialisation permet aussi de répondre aux obligations de dépôt électronique auprès des services préfectoraux, une contrainte croissante pour les structures publiques.
Pour les professions réglementées — notaires, experts-comptables, cabinets d’avocats — la GED répond à des impératifs de confidentialité, de traçabilité et de durée de conservation des dossiers. La recherche rapide d’un acte ou d’un contrat parmi des milliers de documents représente un gain de temps considérable au quotidien.
Pour les PME et TPE — qu’elles soient basées à Agen, Villeneuve-sur-Lot, Cahors ou Montauban — la dématérialisation simplifie la gestion administrative, facilite le travail en équipe sur des documents partagés, et prépare l’entreprise aux obligations légales à venir, notamment la facturation électronique obligatoire.
Pour le secteur médico-social — EHPAD, cliniques, centres de soins — la GED permet de gérer les dossiers patients, les documents RH et les pièces administratives dans un environnement sécurisé et conforme aux exigences du secteur.
La facturation électronique : une obligation qui arrive vite
Un contexte réglementaire pousse aujourd’hui toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, à s’intéresser sérieusement à la dématérialisation. La réforme de la facturation électronique obligatoire entre entreprises en France impose à terme à toutes les structures assujetties à la TVA d’émettre et de recevoir leurs factures sous forme électronique via des plateformes agréées.
Les PME et TPE qui n’ont pas encore engagé cette transition ont intérêt à le faire maintenant, avant que l’échéance ne les contraigne à s’adapter dans l’urgence. BSI accompagne ses clients dans cette démarche en intégrant la gestion des flux de facturation dans la solution OpenBee, pour une conformité assurée sans bouleversement de l’organisation existante.
Sécurité et souveraineté des données : des questions centrales
Confier ses documents à un système informatique soulève légitimement des questions sur la sécurité des données et leur localisation. Ces questions sont d’autant plus sensibles pour les collectivités et les professions réglementées, qui traitent des données personnelles soumises au RGPD et à d’autres réglementations sectorielles.
OpenBee, en tant qu’éditeur français, propose des hébergements en France, avec des garanties de sécurité adaptées aux exigences les plus strictes. Les droits d’accès sont paramétrables finement. Les documents sont chiffrés. Les journaux d’activité permettent de tracer chaque consultation, modification ou suppression.
BSI accompagne ses clients dans la définition d’une politique documentaire qui tient compte de ces enjeux de sécurité, en s’appuyant sur son expertise croisée en informatique professionnelle et en solutions documentaires.
Pourquoi passer par BSI plutôt que directement par un éditeur logiciel ?
C’est une question légitime. Les éditeurs de GED peuvent vendre leurs solutions directement. Mais le déploiement d’une GED n’est pas qu’une affaire de logiciel : c’est un projet d’organisation.
Il faut analyser les flux documentaires existants, identifier les points de friction, définir le plan de classement, paramétrer les workflows, former les équipes, et assurer le suivi dans la durée. C’est un travail de terrain, qui demande du temps et une connaissance fine des réalités de la structure accompagnée.
BSI apporte cette dimension projet que les éditeurs, souvent éloignés géographiquement, ne peuvent pas fournir avec la même proximité. Basée à Montayral en Lot-et-Garonne, l’équipe BSI intervient directement sur site, dans les mairies du Lot, les entreprises de Dordogne, les cabinets de Tarn-et-Garonne. Cette présence locale change concrètement la qualité de l’accompagnement.
Et parce que BSI gère également les équipements d’impression, la connexion entre le copieur et la GED est configurée et maintenue par le même interlocuteur. Moins d’intermédiaires, moins de risques de désaccord entre prestataires, et une résolution plus rapide des problèmes quand ils surviennent.
Pour aller plus loin : découvrez notre offre de dématérialisation et GED avec Open Bee et nos solutions d’impression Konica Minolta.
Passez à la dématérialisation avec un partenaire local
Vous souhaitez évaluer ce que la GED pourrait apporter à votre structure ? Vous êtes confronté à une surcharge documentaire, à des difficultés de recherche ou d’archivage, ou vous souhaitez anticiper les obligations réglementaires à venir ?
BSI vous propose un diagnostic gratuit de vos flux documentaires, sans engagement. Ensemble, nous identifions les priorités et construisons un plan de déploiement adapté à votre organisation, à votre calendrier et à votre budget.
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